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お礼の手紙を書こう

お礼の手紙を送る時期

できるだけその日のうちに、遅くとも2~3日中には書いて送る

お礼の手紙は、手紙を書く必要が生じてからできる限り早く書くのがポイントです。例えば自分が誰かに贈り物を送った場合について考えてみましょう。送ってすぐにお礼のお手紙が来れば、「贈り物を喜んでもらえたんだな」と安心するし、「喜んでもらえて良かった」と嬉しい気持ちにもなりますよね。人にお世話になった場合や親切を受けた場合にも同じようなことが言えます。そのため、お礼状はその日のうちか、遅くとも2~3日以内に出すのが良いでしょう。ただ、お見舞いに対するお礼は自分の体調が落ち着いてから、お悔やみの手紙へのお礼は葬儀を終えてからで大丈夫です。

なるべく早く書いて送りたいお礼の手紙ですが、様々な理由でお手紙を出すのが遅くなってしまうこともありますよね。でも、「遅くなってしまったし、送らなくてもいいやー」とはせず、必ず手紙は出しましょう。やっぱり手紙でのお礼の言葉って特別、嬉しいものですしね。

遅れてしまった場合も、お詫びの言葉を添えて必ず送るようにしましょう。

引用:手紙の書き方大事典

手紙にはお礼が遅くなってしまったお詫びの言葉を入れます。例えば以下のようなお詫びの文章を入れると良いと思います。

先日は娘の●●が過分なご厚意を受け、プレゼントまでいただきましたものの、日々の雑事に追われ、心ならずもお礼を申し上げるのが遅くなり、大変申し訳ありませんでした。どうかお許しください。

引用:キャリアパーク!ライフスタイル

はがきと封書のどちらで書くべきか

目上の人への手紙や改まった内容の手紙は封書で

いざ手紙を書くとなると、しっかりと封書で送るべきか気軽に葉書で送るべきか・・・と悩んでしまいますよね。そこで、どのような場合に封書で送ればいいか、葉書で送ればいいかについてまとめてみました。

基本的に手紙などの封書は「正式」、ハガキは「略式」という位置づけがなされています。

引用:知っておきたい日常のマナー

上の引用にある通り、葉書は「略式」の手紙とされているので、上司や先生など目上の方への手紙には向きません。また、目上の方以外の人に手紙を書く場合でも、お世話になったことに対するお礼の手紙を書く場合など、「しっかりとお礼の気持ちを伝えたい」という時にも葉書は向かないでしょう。

一方、お中元やお歳暮、ちょっとした贈り物に対するお礼の手紙を書く時には葉書が活躍します。また、ごくごく気心の知れた親戚や友達へお世話になったことに対するお礼の手紙を書く時も、気軽に書いて出せる葉書がとても便利です。

親戚などの身内や気心の知れた友人へ、また、お歳暮やお中元をいただいた際のお礼状などは、葉書でもOK。

引用:All About ビジネス・学習

ただ、ちょっとした贈り物に対するお礼の手紙であっても、「お礼の手紙なら封書で送ってくるべきだろう」と思う人もいるかもしれません。そのため、以下の引用にもある通り、相手がどのようなことを気にする人か、しきたりや形式を重んじる人かどうか、によって封書と葉書を使い分けた方が良さそうです。

封書でのお礼状は形式的で改まった印象があり、しきたりを重んじる人へのお礼状には封書を使用するとよいでしょう。

引用:お礼状の書き方・文例文集【お礼の手紙(お礼状)の書き方・マナー・例文の実習帳!】

お礼状の書式と手紙を書くときのポイント

文例をみてください。

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引用:お中元のお礼状の書き方と例文

お礼の手紙は、

①頭語
②時候の挨拶
③お礼の言葉
④健康への気遣いなどの結びの文
⑤結語
という順に書いていきます。

①頭語、②時候の挨拶、④結びの文、⑤結語については別ページで詳しく解説していますので、そちらも参考にしてみてください。

プライベートな手紙の場合には自分らしさを出すことも大切

手紙は丁寧な言葉遣いで書くことが大切です。しかし、形式や丁寧な言葉遣いを気にしすぎると、手紙の雰囲気が堅くなり、自分らしさ、とか心や感謝の気持ちが伝わりにくくなってしまうこともあります。私も手紙の形式や言葉遣いを気にしすぎるあまり、「手紙から心が伝わって来なかった」と注意されたことがありました。せっかく心を込めて書いたのに伝わらないって寂しいし、もったいないですよね。

では、具体的にどんな風に書けばいいのか、調べてみました。以下の引用を見てください。

【Before】
 先日は大変結構な贈り物を頂戴し、身に余る喜びを感じております。
 家族全員、旬の味覚に舌鼓を打ちました。
 ↓
【After】
 先日はとても素敵な贈り物をいただき、嬉しかったです。
 家族みんなで、旬のおいしさを味わいました。

引用:手紙の書き方

上の文章はとても丁寧な言葉遣いですよね。「気を遣って手紙を書いてくれているんだなあ」という感じでしょうか。でも、少し相手からの距離を感じる文章でもあります。このような手紙を親しい友達や親戚から受け取った場合、人によっては寂しく思うかもしれません。

一方、下の文章はまるで仲の良い人に普段話しかけるような文章ですよね。親しい間柄の人に手紙を送る場合にはこういった手紙の方が親しみやすいかもしれませんね。

お礼の手紙の文例

贈り物に対するお礼の手紙

まずは贈り物に対するお礼の手紙についての文例を挙げてみたいと思います。お中元でアイスコーヒーの詰め合わせをいただいたと想定してみました。丁寧に書く場合と親しい人へ書く少し柔らかい表現の文例を作ってみました。手紙は最もシンプルな形で書いてあるので、必要に応じて色々と書き加えてみてください。

拝啓
 夏木立の中降る蝉時雨により一層の暑さを感じる季節となりましたが、
○○様におかれましてはお変わりなくお過ごしのことと、心よりお慶び申し上げます。
 さて、このたびは大変結構な御品を頂戴いたしまして、誠にありがとうございました。
いつに変わらぬお心くばり恐縮に存じます。我が家は皆コーヒーが好きですので、家族共々大変喜んでおります。
 暑さ厳しき折、くれぐれもご自愛くださいますようお祈り申し上げます

敬具

拝啓
 夏木立の中降る蝉時雨により一層の暑さを感じる季節となりましたが、
○○さんは元気でお過ごしでしょうか。
 先日は、あたたかなお心遣いと素敵な贈り物をありがとうございました。我が家では夏になるとアイスコーヒーが大人気なので、家族皆とても嬉しく思っております。
 今年の夏はまだまだ暑くなりそうですが、夏風邪などひかれないようお体を大事にお過ごしください。

敬具

お祝いに対するお礼の手紙

次にお祝いに対するお礼の手紙についての文例を挙げてみたいと思います。結婚お祝いに対するお礼、出産祝いに対するお礼の順に書きます。季節は秋を想定し、結婚お祝いへのお礼の手紙は堅めの文章、出産祝いへのお礼の手紙は少し柔らかめの文章で作ってあります。

拝啓
 黄金色に染まる銀杏並木に秋の深まりを感じる今日この頃、
○○様におかれましてはお変わりなくお過ごしのことと、心よりお慶び申し上げます。
 このたびは私どもの結婚に際しまして、お心のこもったお祝いの品を頂戴いたしまして、誠にありがとうございました。
 新居に落ち着いて△週間、ようやく荷物の整理も済み毎日の生活にも慣れ始めました。まだまだ未熟な二人ではありますが、思いやりと感謝の気持ちを忘れず助け合って頑張っていきたいと思っております。
 今後ともご指導ご助言のほどよろしくお願い申し上げます。
 なお、心ばかりの内祝の品を別便にてお贈りさせていただきましたので、ご笑納いただければ幸いです。
 末筆ながら、○○様のご健康を心よりお祈り申し上げます。

敬具

拝啓
 黄金色に染まる銀杏並木に秋の深まりを感じる今日この頃、
○○さんは元気でお過ごしでしょうか。
 このたびは子供の出産に心のこもったお手紙と素敵な贈り物をお送りいただき、ありがとうございました。
 △△△という願いをこめて、□□と名付けました。二人にとって初めての子供ですので戸惑うことも多い日々ですが、おかげさまで母子ともに健康に過ごしております。
 いただいた積み木ですが、カラフルでとても可愛らしく一緒に遊べる日が来るのが待ち遠しくてたまりません。本当にありがとうございました。
 ささやかではございますが、心ばかりの品を送らせていただきましたのでお納めください。
 寒さの厳しい季節へと向かいますが、お体を大切に過ごしてくださいね。

敬具

お世話になった人への手紙

お世話になった幼稚園や学校の先生に手紙を書く場合は形式にこだわらず、感謝の気持ちを素直に書けば良いようです。そこで、インターネットサイトで紹介されていた手紙を例として引用してみました。ひとつめの引用は、お世話になった幼稚園の先生に対して親の立場から書く手紙の例、ふたつめの引用は、お世話になった先生に対して生徒の立場から書く手紙の例です。

親の都合で、子供を休ませて、和太鼓のお稽古に、ついていけなくなった時、出来ない・・・と毎日、家で泣いていましたが、
○○先生の「先生と一緒ににがんばろう!」と言葉が、励みになり、「○○先生と一緒にがんばる!」と言い出した時、息子の強さと先生の優しさや、配慮で、胸が一杯になり、こちらが涙したものでした。

引用:笑顔の天使@情報局

先生へ
1年間お世話になりました!この1年間とても楽しかったです!
中でも一番思い出に残っているのは学園祭の合唱コンクールです。練習を積み重ねて最優秀を取ることができました。ほかにもたくさんの出来事がありましたが、どれも楽しい思い出ばかりです。
こんなふうに楽しい学校生活を送れたのは、先生のご指導のお蔭だととても感謝しています。先生が私の担任をしてくださって、本当によかったです!!この1年間の大切な思い出を胸に、これからも毎日を生き生きと過ごせるよう努力したいとおもいます。
○○先生、本当にありがとうございました!!

引用:Yahoo!JAPAN知恵袋

ビジネスシーンでのお礼の手紙

最後に、ビジネスシーンでのお礼のお手紙の文例を紹介したいと思います。新しく取引相手となった会社に送るお礼の手紙を想定して書きました。良かったら参考にしてみてください。ちなみに5月の時候の挨拶、「新緑の候」を使っています。

謹啓
 新緑の候、貴社益々ご繁栄のこととお慶び申し上げます。
平素はひとかたならぬご厚情を賜り、誠にありがとうございます。
 さて、このたびは弊社とお取引を開始いただき、誠にありがとうございました。
貴社とお取引をさせていただけますことは、私どもにとりまして大きな喜びであります。
 かかるうえは、貴社の信頼にお応えすべく、鋭意努力してまいる所存でございます。
 これを機に末永いお付き合いを賜りますよう、心よりお願い申し上げます。
 まずは略儀ながら、書中をもってお礼を申し上げます。

謹言

お詫びの気持ちを手紙で伝えるには

お詫びの手紙を書くときに気をつけること

できるだけその日のうちに、遅くとも2~3日のうちには書いて送る

お詫びの手紙は、自分のしてしまった過ちや相手に対する非礼を詫びる手紙です。謝罪の気持ちというのはすぐに伝えたいものですよね。また、日を置いての謝罪は、「本当に悪いと思っているのか」と相手に思わせてしまうことも。謝罪しなければならない出来事が起きてしまったら、その日のうちに手紙を書きましょう。その日のうちに出せないとしても絶対に2~3日のうちには書いて出すべきです。

また、手紙を書くときに気をつけなければならないのは、素直に自分の非を認め丁寧にお詫びの言葉を綴ること。以下の引用にあるように、言い訳や人のせいにするような言い方は絶対にしないようにしましょう。

どんな事情があったにせよ、素直に自分の非を認め、誠意あるお詫びの言葉を伝えましょう。言い訳や他人のせいにするような文面は、反省がみられず悪印象です。

引用:手紙の書き方大事典

また、お詫びと同時に、今後絶対同じ過ちは繰り返さないということ、そのためにどういった努力をしていくつもりか、ということを書いても良いと思います。

時候の挨拶は入れずお詫びの言葉から書く

時候の挨拶を入れずお詫びの言葉から書くのも大事なポイントです。とにかくお詫びの言葉を相手に伝えることが大事なので、時候の挨拶はいらないのです。
まとめると、お詫びの手紙は、
①頭語
②お詫びの言葉
(③過ちを繰り返さないという決意と改善策の提示)
④結語
の順に書いていくことになります。

お詫びの手紙の文例

では具体的にどのように書けば良いのでしょうか。プライベートの場合、借金の返済が遅れていること、ペットや騒音で周囲に迷惑をかけてしまったこと、目上の方や友人に失礼なことをしてしまったこと、物を壊してしまったことなど、お詫びの手紙を書く場面は多岐にわたります。そして場面ごとに書く内容が全く異なるため、ここでは紹介しません。ビジネスでもお詫びの手紙を書く場面は多岐にわたりますが、良くある発送間違いに対するお詫びの手紙の文例を紹介したいと思います。下の引用を見て、参考にしてみてください。

謹啓 なによりもまずお詫びを申し上げます。
このたびは、当方の不手際で発送間違いをしてしまいまして、誠に申し訳ございませんでした。
注文と違う商品が○○様のお手元に届き、さぞ驚かれ気分を害されたことと存じます。
せっかく当店を信頼してご利用くださいましたのにと、心が痛みます。
 ○○様の寛大なお心でお許しくださり、商品を取替えさていただけますこと、心より感謝申し上げます。
 二度とこのような間違いが無いよう、スタッフひとりひとりが肝に銘じ、これまで以上に真心込めて取り組んでまいります。
 誠に勝手を言って申し訳ございませんが、どうか今後も変わらぬご愛顧のほどお願い申し上げます。
 このたびは、誠に申し訳ございませんでした。 謹白

引用:手紙の書き方